RECHTLICHE INFORMATIONEN

Nutzungsbedingungen

MUSTER-NUTZUNGSBEDINGUNGEN FÜR RNG MAILGUARD
Stand: 14.09.2026

Wichtiger Hinweis: Diese Arbeitsvorlage ist vor produktiver Nutzung mit den AGB, der Leistungsbeschreibung, der Datenschutzerklärung und der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung abzustimmen und rechtlich zu prüfen.

1. Zweck des Dienstes
RNG MailGuard unterstützt berechtigte Geschäftskunden bei der technischen und manuellen Sicherheitsprüfung verdächtiger E-Mails. Der Dienst liefert eine Risikoeinschätzung, keine Garantie für Schadensfreiheit.

2. Berechtigte Nutzer
2.1 Der Dienst darf ausschließlich von Personen, E-Mail-Adressen und Domains genutzt werden, die einem aktiven Mandanten zugeordnet und freigegeben sind.
2.2 Administrationskonten sind personenbezogen. Passwörter und Bestätigungslinks dürfen nicht weitergegeben werden. Mehrere Personen dürfen kein gemeinsames Administrationskonto verwenden.

3. Zulässige Einreichungen
3.1 Eingereicht werden dürfen E-Mails, deren Prüfung einem legitimen geschäftlichen Sicherheitszweck dient und zu deren Übermittlung der Nutzer berechtigt ist.
3.2 Vor der Weiterleitung besonders sensibler Daten prüft der Nutzer, ob die Übermittlung erforderlich und zulässig ist. Nicht erforderliche Daten sollen entfernt oder geschwärzt werden, soweit dies den Prüfzweck nicht beeinträchtigt.

4. Verbotene Nutzung
Untersagt sind insbesondere:
- vorsätzliche Verbreitung oder Bereitstellung von Schadsoftware außerhalb eines abgestimmten Analysefalls,
- Tests fremder Systeme, Adressen oder Dateien ohne Berechtigung,
- Umgehung von Kontingenten, Zugriffsbeschränkungen oder Sicherheitsmaßnahmen,
- automatisierte Massenanfragen ohne Freigabe,
- rechtswidrige Inhalte oder Handlungen sowie Beeinträchtigung der Verfügbarkeit des Dienstes.

5. Ablauf und Aussagekraft der Prüfung
5.1 Der Dienst kann E-Mail-Kopfzeilen, Absendermerkmale, Links, Dateitypen, Dokumentinhalte, Makrohinweise, Hashwerte sowie Malware- und Reputationssignale auswerten.
5.2 Nicht auswertbare, verschlüsselte, passwortgeschützte, zu große oder technisch nicht unterstützte Inhalte führen zu einer unvollständigen Prüfung und dürfen nicht als sicher behandelt werden.
5.3 Risikowerte und Kategorien sind Entscheidungshilfen. Nutzer müssen Warnungen beachten und bei Unsicherheit ihre IT-Administration einbeziehen.

6. Anhänge und manuelle Prüfung
Anhänge dürfen nur von autorisierten Administratoren und ausschließlich zum Prüfzweck heruntergeladen werden. Eine manuelle Freigabe dokumentiert eine Einzelfallbewertung, hebt verbleibende Risiken aber nicht vollständig auf.

7. Benachrichtigungen
Der Dienst kann automatische Ergebnis-, Warn-, Ablehnungs-, Freigabe- und Kontingentnachrichten versenden. Zustellung und Laufzeit hängen auch von Microsoft 365 und weiteren Kommunikationsdiensten ab.

8. Datenschutz und Vertraulichkeit
E-Mail-Inhalte können personenbezogene Daten und Geschäftsgeheimnisse enthalten. Nutzer dürfen diese nur zweckgebunden verarbeiten und nicht unbefugt offenlegen. Es gelten die Datenschutzhinweise, die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung und die internen Vorgaben des jeweiligen Mandanten.

9. Protokollierung und Aufbewahrung
Zur Sicherheit, Fehleranalyse, Abrechnung und Nachvollziehbarkeit können Anfragen, Ergebnisse, Administratoraktionen und reduzierte Daten abgelehnter Anfragen protokolliert werden. Aufbewahrungs- und Löschfristen ergeben sich aus dem Vertrag und den Datenschutzvorgaben.

10. Sperrung
Der Betreiber kann Zugänge oder Mandanten vorübergehend sperren, wenn konkrete Anhaltspunkte für Missbrauch, eine Sicherheitsgefährdung, eine Rechtsverletzung oder einen erheblichen Vertragsverstoß bestehen. Soweit möglich wird der Betroffene informiert und erhält Gelegenheit zur Klärung.

11. Support und Sicherheitsmeldungen
Fehler, Fehlklassifizierungen, unbefugte Zugriffe und Datenschutzvorfälle sind unverzüglich an support@rng-computer.de zu melden. Sicherheitsrelevante Anweisungen des Betreibers sind zu befolgen.

12. Rangfolge und Änderungen
Bei Widersprüchen haben Individualvertrag und Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung Vorrang vor diesen Nutzungsbedingungen. Änderungen werden transparent bekannt gegeben; wesentliche nachteilige Änderungen werden nicht ohne die erforderliche vertragliche Grundlage wirksam.